Como organizar um congresso em Foz do Iguaçu: checklist do organizador

Organizar um congresso é resolver três perguntas ao mesmo tempo: onde as pessoas vão assistir, onde vão dormir e como vão circular entre uma coisa e outra. Em Foz do Iguaçu, na Tríplice Fronteira entre Brasil, Argentina e Paraguai, entra uma quarta: o que o participante faz fora das salas, num destino que tem as Cataratas do Iguaçu. Este checklist organiza as decisões na ordem em que elas precisam ser tomadas e mostra como o Maestra, o centro de eventos e convenções do Recanto Cataratas, responde a cada etapa.

1. Desenhe o evento antes de escolher o espaço

Antes de pedir proposta, tenha claro:

• público estimado e perfil: associados, clientes, equipe interna, participantes de outros países;
• formato da plenária: auditório, escolar, banquete, coquetel, U ou reunião. A capacidade de uma mesma sala muda bastante de um formato para outro;
• quantas sessões simultâneas vão acontecer e quanto dura cada bloco;
• espaço para credenciamento, expositores e coffee break;
• datas alternativas, caso a primeira opção não esteja disponível.

Com isso em mãos, a conversa com qualquer centro de eventos fica objetiva, e as propostas ficam comparáveis.

2. Hospedagem e evento no mesmo endereço

Quando os participantes dormem em um hotel e assistem ao evento em outro lugar, o orçamento ganha transfer, horários de ônibus e atrasos na abertura de cada dia. No Recanto Cataratas, o Maestra fica no mesmo endereço de um resort com 501 apartamentos e suítes. O centro de eventos é independente da área de hospedagem, o que separa o fluxo do congresso da rotina dos hóspedes de lazer.

Para o bloqueio de quartos, defina com antecedência quantos participantes ficam hospedados, o número de noites e a política para acompanhantes. Palestrantes e diretoria podem ficar em acomodações diferentes, como a Suíte Master ou a Suíte Premium, na Ala Prime.

3. Salas: plenária, simultâneas e foyers

O Maestra tem mais de 40 salas e foyers, e as salas são modulares: podem ser unidas ou divididas conforme a programação, inclusive durante o evento. A estrutura se divide em dois espaços:

• Maestra Grand Convention Center: salão Sonata e foyer no térreo; no subsolo, salas Minueto, Prelúdio, Cantata, Canon e Tocata 1 a 12, com foyers.
• Maestra Business Theater: VIP 1, VIP 2, Smart Office 1 e 2 e Vivace no térreo; Adagio, Allegro e Presto no subsolo.

Na prática, a plenária, as sessões paralelas, as reuniões de diretoria e a sala de apoio da organização cabem no mesmo complexo. Peça à equipe as plantas com a capacidade de cada sala por formato. O Maestra faz parte do plano de investimento do resort para 2025 e 2026, que destinou R$ 40 milhões à área de eventos.

4. Chegada, alimentação e programação fora das salas

• Chegada: Foz do Iguaçu tem aeroporto internacional (IGU). Combine com a equipe de eventos a logística de transfer para os voos de chegada e de saída.
• Alimentação: defina coffee breaks, almoços e jantares. A cozinha do resort passa pelo regional, o nacional e o internacional; informe no pedido de proposta se haverá refeições privativas.
• Acompanhantes e incentivo: Cataratas do Iguaçu, Parque das Aves e Itaipu cabem numa tarde livre ou no dia seguinte ao encerramento. Dentro do resort, há piscinas termais, o Java Jiwa SPA e a Praça de Entretenimento para as noites.
• Público internacional: Foz faz fronteira com Puerto Iguazú, na Argentina, e Ciudad del Este, no Paraguai. Para eventos com participantes desses países, considere materiais e sinalização em espanhol.

5. O que enviar no pedido de proposta

Para a equipe do Maestra montar uma proposta completa, envie para eventos@recantocataratasresort.com.br:

• nome da empresa ou entidade e se há agência ou produtora envolvida;
• número de participantes e de quartos;
• datas de entrada e de saída;
• perfil do evento e formato das salas;
• necessidade de refeições privativas, atividades extras e transfer.

Também é possível falar pelo telefone +55 (45) 2102-3000. Veja as salas e as plantas na página do Maestra e, para viagens de incentivo e grupos de lazer, a página de grupos e agências.