Lista para organizar un congreso en Foz de Iguazú: formato, alojamiento, salas, logística y qué enviar en el pedido de propuesta al Maestra.
Organizar un congreso es resolver tres preguntas a la vez: dónde van a escuchar las charlas, dónde van a dormir y cómo van a moverse entre una cosa y otra. En Foz de Iguazú, la ciudad brasileña de la Triple Frontera con Argentina y Paraguay, se suma una cuarta: qué hace el participante fuera de las salas, en un destino que tiene las Cataratas del Iguazú. Esta lista ordena las decisiones en el orden en que hay que tomarlas y muestra cómo responde a cada etapa el Maestra, el centro de eventos y convenciones del Recanto Cataratas.
1. Defina el evento antes de elegir el espacio
Antes de pedir una propuesta, tenga claro:
- público estimado y perfil: socios, clientes, equipo interno, participantes de otros países;
- formato de la plenaria: auditorio, escuela, banquete, cóctel, en U o reunión. La capacidad de una misma sala cambia bastante de un formato a otro;
- cuántas sesiones simultáneas habrá y cuánto dura cada bloque;
- espacio para acreditación, expositores y coffee break;
- fechas alternativas, por si la primera opción no está disponible.
Con esa información, la conversación con cualquier centro de eventos es concreta y las propuestas se pueden comparar.
2. Alojamiento y evento en la misma dirección
Cuando los participantes duermen en un hotel y el evento se hace en otro lugar, el presupuesto suma traslados, horarios de ómnibus y demoras al inicio de cada jornada. En el Recanto Cataratas, el Maestra está en la misma dirección que un resort de 501 habitaciones y suites. El centro de eventos es independiente del área de alojamiento, lo que separa el movimiento del congreso de la rutina de los huéspedes de ocio.
Para el bloqueo de habitaciones, defina con anticipación cuántos participantes se alojan, la cantidad de noches y la política para acompañantes. Oradores y directivos pueden quedar en otras categorías, como la Suíte Master o la Suíte Premium, en la Ala Prime.
3. Salas: plenaria, simultáneas y foyers
El Maestra tiene más de 40 salas y foyers, y las salas son modulares: se pueden unir o dividir según la programación, incluso durante el evento. La estructura se divide en dos espacios:
- Maestra Grand Convention Center: salón Sonata y foyer en planta baja; en el subsuelo, salas Minueto, Prelúdio, Cantata, Canon y Tocata 1 a 12, con foyers.
- Maestra Business Theater: VIP 1, VIP 2, Smart Office 1 y 2 y Vivace en planta baja; Adagio, Allegro y Presto en el subsuelo.
En la práctica, la plenaria, las sesiones paralelas, las reuniones de directorio y la sala de apoyo de la organización entran en el mismo complejo. Pida al equipo los planos con la capacidad de cada sala por formato. El Maestra forma parte del plan de inversión del resort para 2025 y 2026, que destinó R$ 40 millones al área de eventos.
4. Llegada, comidas y programa fuera de las salas
- Llegada: Foz de Iguazú tiene aeropuerto internacional (IGU), y del lado argentino está el aeropuerto de Puerto Iguazú. Coordine con el equipo de eventos los traslados para los vuelos de llegada y salida.
- Comidas: defina coffee breaks, almuerzos y cenas. La cocina del resort recorre platos regionales, brasileños e internacionales; indique en el pedido de propuesta si habrá comidas privadas.
- Acompañantes e incentivo: Cataratas del Iguazú, Parque das Aves e Itaipú entran en una tarde libre o en el día siguiente al cierre. Dentro del resort hay piscinas termales, el Java Jiwa SPA y la Plaza de Entretenimiento para las noches.
- Público internacional: para participantes de Argentina y Paraguay, Foz está a un cruce de frontera. Considere materiales y señalización en español y portugués.
5. Qué enviar en el pedido de propuesta
Para que el equipo del Maestra arme una propuesta completa, envíe a eventos@recantocataratasresort.com.br:
- nombre de la empresa o entidad y si hay una agencia o productora involucrada;
- cantidad de participantes y de habitaciones;
- fechas de ingreso y salida;
- perfil del evento y formato de las salas;
- necesidad de comidas privadas, actividades extra y traslados.
También puede llamar al +55 (45) 2102-3000. Vea las salas y los planos en la página del Maestra y, para viajes de incentivo y grupos de ocio, la página de grupos y agencias.
